Een functioneringsgesprek is een tweerichtingsgesprek tussen direct leidinggevende en medewerker over structurele zaken in het werk, de werkuitvoering en de werkomstandigheden. Doel van het gesprek is het verbeteren van de prestatie en motivatie van de medewerker, het optimaal benutten van de capaciteiten van de medewerker en het verbeteren van de werkomstandigheden, werksfeer en beleving.
_290x190s.jpg)
Over genoemde doelen maken leidinggevende en medewerker afspraken. Een functioneringsgesprek wordt gehouden om samen met de medewerker te bespreken waar de medewerker goed of minder goed in functioneert. Bij de onderdelen waarin minder goed gefunctioneerd wordt, wordt bekeken waar dit aan kan liggen, wat er aan te doen is en vooral wat de medewerker er zelf aan kan doen.
In een functioneringsgesprek worden allerlei onderwerpen besproken. Dit kan betrekking hebben op gebieden zoals werkinhoud, arbeidsomstandigheden (verzuim, werkplek), functioneren, samenwerking met collega’s, scholing en de toekomst. Zowel de direct leidinggevende als de medewerker kunnen onderwerpen aandragen. Daarnaast kan gekeken worden of de medewerker nog steeds past in het functieprofiel.
Een goede voorbereiding is noodzakelijk om een goed gesprek te kunnen houden. Vooraf moet worden gekeken wat de afspraken van het vorige gesprek waren, hoe de medewerker het de afgelopen periode gedaan heeft (prestaties, verzuim, scholing) en wat de direct leidinggevende zelf aan de orde wil brengen. Ook de medewerker wordt ruim van te voren gevraagd wat hij of zij bespreken wil. Op basis van de gespreksonderwerpen wordt een agenda opgesteld die ook aan de medewerker toegezonden wordt.
Na het gesprek dient zo spoedig mogelijk door de leidinggevende een verslag opgesteld te worden waarin de gemaakte afspraken opgenomen worden. Zorg dat in de afspraken doelen worden benoemd die duidelijk, concreet en meetbaar zijn.
Laat de medewerker het verslag vooraf lezen en opmerkingen hierop geven. Eventueel kan het verslag aangepast worden of aangevuld met de opmerkingen van de medewerker. Zowel medewerker als direct leidinggevende dienen dan het verslag voor gezien te tekenen. Afspraken zijn zeker niet vrijblijvend. Het verslag dient opgeborgen te worden in het personeelsdossier.
Een frequentie van een maal per jaar is redelijk. In sommige gevallen kan het wenselijk zijn om regelmatig een evaluatiegesprek in te lassen, waarin wordt gekeken wordt of de afspraken nageleefd worden en of de doelstellingen nog realiseerbaar zijn.
ELANN biedt u de mogelijkheid tot ondersteuning bij de gesprekken. Daarbij moet u denken aan de voorbereiding, agenda opstellen, het adviseren hoe het gesprek in te gaan, ondersteuning tijdens het gesprek en de verslaglegging. Met name bij gesprekken waarin gevoelige onderwerpen besproken moeten worden en waar duidelijke afspraken gemaakt moeten worden, kan het raadzaam zijn om een derde, onafhankelijke persoon bij het gesprek aanwezig te laten zijn. Hiermee wordt de objectiviteit gewaarborgd en tevens wordt gezorgd voor een duidelijke gespreksstructuur en een gelijkheid in alle gesprekken met de medewerkers.
Voor meer informatie over het P&O-aanbod van ELANN kunt u vrijblijvend contact opnemen met Gerard Tros, personeelsfunctionaris facilitair ELANN. Tel. 050-3666448 of mail g.tros@elann.nl
Meer informatie over de overige P&O-activiteiten van ELANN vindt u hier: