I. Definities

In deze klachtenregeling gelden de volgende definities:
Directeur: de directeur van Elann;
Klacht: iedere schriftelijke vorm van uiting van ontevredenheid van een deelnemer over de scholing, die is ontvangen door Elann;
Klager: de deelnemer die een klacht over de scholing bij Elann heeft ingediend;
Onafhankelijke klachtenbemiddelaar: een klachtenbemiddelaar bekend in en met de gezondheidszorg, niet in dienst van Elann;
Scholing: de door of via Elann aangeboden scholing.

II. Procedure

A. Indienen klacht

Een klacht dient schriftelijk, via e-mail nascholingen@elann.nl, ter attentie van de directeur te worden ingediend. De klacht moet tenminste de volgende gegevens bevatten:

1. Uw naam en indien van toepassing uw (big) relatienummer.
2. Vermelding van de naam van de scholing, en indien aan de orde: de naam van de organisatie die de scholing namens Elann uitvoert, alsmede de datum waarop u de scholing heeft gevolgd.
3. Een duidelijke omschrijving van de klacht.

B. Behandeling klacht

1. De klager ontvangt binnen twee dagen een bevestiging dat de klacht is ontvangen en informatie over de procedure.
2. Indien nodig wordt klager om nadere informatie gevraagd.
3. De klacht zal altijd vertrouwelijk worden behandeld.

C. Uitkomst klachtenbehandeling

1. De directeur bericht de klager uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk over de uitkomst van de klachtenbehandeling.
2. Indien het niet mogelijk blijkt om binnen de hiervoor genoemde termijn met een inhoudelijk oordeel over de klacht te komen, zal de klager schriftelijk worden bericht binnen welke termijn uitkomst over de klacht zal worden gegeven.

D. Onafhankelijke beoordeling van de klacht

1. Indien klager niet tevreden is met de uitkomst van de klachtenbehandeling, kan de klager de klacht voorleggen aan een onafhankelijke klachtenbemiddelaar: de directeur van Leerpunt Koel. Hiertoe dient de klager een verzoek in te dienen per e-mail nascholingen@elann.nl of per post:  Paterswoldseweg 806, 9728 BM te Groningen. Het doel van de bemiddeling zal zijn, het vertrouwen tussen de klager en Elann en/of haar medewerker(s) te herstellen.
2. Er wordt voor u een afspraak gemaakt voor een eerste gesprek tussen de klager en de onafhankelijke klachtenbemiddelaar, waarin de klacht wordt besproken. Daarbij wordt getracht de afspraak tussen de klager en de bemiddelaar binnen een termijn van 10 werkdagen te organiseren, dit is ook afhankelijk van de agenda van klager.
3. De bemiddeling eindigt als de bemiddelaar en klager samen concluderen dat ofwel het probleem is opgelost of dat de bemiddeling niet tot het gewenste resultaat heeft geleid. Het verloop en de uitkomst van de bemiddeling worden vastgelegd in een afsluitende brief die aan de klager en de betrokken medewerker(s) wordt toegezonden.